Dalam sesebuah perniagaan atau sebarang urusan yang memerlukan satu pihak bertanggungjawab dengan pihak satu lagi, satu perjanjian secara bertulis perlu dibuat. Ini adalah bagi memastikan sesebuah kontrak itu tidak dikhianati, tidak dikecewakan dan ianya boleh dikuatkuasakan dengan undang-undang. Tanpa kontrak yang dibuat secara bertulis, segala tindakan undang-undang agak mustahil untuk dilakukan melainkan orang yang membawa tindakan undang-undang ini perlu meletakkan beban bukti yang kukuh di Mahkamah.
Kontrak yang dibuat secara bertulis tidak semestinya hanya dilakukan antara seorang usahawan dengan usahawan yang lain, malah ianya boleh diwujudkan dalam pelbagai keadaan. Contohnya kontrak pekerja iaitu antara majikan dengan pekerja, kontrak antara suami dan isteri, kontrak antara pelanggan dengan pemilik barang dan juga kontrak yang dibuat antara kerajaan dan pemilikan swasta.
Apakah yang perlu ada dalam sesebuah kontrak yang dibuat secara bertulis?Perkara ini tidak begitu ramai yang mengetahuinya. Kebanyakan para pembuat perjanjian bertulis khususnya mereka yang tidak mempunyai ilmu dalam pembuatan perjanjian bertulis tidak begitu menitik beratkan tentang banyak perkara yang perlu ada dalam sesebuah perjanjian. Mereka hanya melihat kepada isi kandungan penting dalam perjanjian contohnya bila barang perlu dihantar, apakah jenis-jenis barang yang perlu dihantar mengikut pesanan, ciri-ciri atau kualiti barang yang perlu ada, jenis perkhidmatan yang perlu diberikan dan berapakah jumlah kuantiti barang.
Namun demikian, tanpa mereka sedari terdapat juga elemen-elemen lain yang wajib ada dalam sesebuah perjanjian. Kita akan melihat apakah perkara-perkara yang perlu ada bagi menghasilkan perjanjian yang lebih teratur, kemas, mudah difahami dan boleh dikuatkuasakan dengan lebih berkesan dalam penulisan saya kali ini.
Berikut adalah perkara yang perlu ada dalam perjanjian:-
1. Antara siapakah kontrak ini diadakan?
2. Alamat berdaftar dan perniagaan yang lengkap kedua-dua pihak yang berkontrakya;
3. Definisi bagi setiap perkataan yang kerap digunakan dalam perjanjian supaya kedua-dua pihak memahami isi kandungan perjanjian;
4. Jangka masa kontrak kedua-dua pihak yang dibuat oleh kedua-dua pihak;
5. Dalam keadaan bagaimanakah sesebuah kontrak itu boleh diperbaharui;
6. Adakah terdapat spesifikasi yang jelas sebelum kontrak tersebut diperbaharui;
7. Apakah syarat-syarat yang perlu ada bagi menentukan kedua-dua pihak perlu mematuhi perjanjian tersebut;
8. Masa adalah merupakan perkara yang paling utama dalam perjanjian;
9. Kaedah bagaimanakah kontrak tersebut boleh dilakukan;
10. Adakah penalti dikenakan kepada antara pihak -pihak jika wujudnya kelewatan;
11. Bilakah notis pemeberhentian boleh dilakukan dan pada masa bilakah notis pemberhentian
dikatakan efektif. Adakah semasa 'transmission notice' dilakukan atau selepas penerimaan
notis tersebut daripada pihak satu lagi.
Perjanjian juga perlu dinyatakan bahawa semua schedule atau mana-mana appendix yang dilampirkan adalah merupakan sebahagian daripada perjanjian bertulis tersebut.
Adalah diingatkan bahawa, sesebuah perjanjian hendaklah perlu dinyatakan dengan jelas, terang, menggunakan ayat yang mudah difahami oleh kedua-dua pihak sebelum perjanjian tersebut sebelum persetujuan bersama dilakukan. Sesebuah perjanjian akan nampak lebih kemas jika jadual penghantaran, jadual pembayaran, kaedah pembayaran, dan jenis-jenis peralatan untuk perjanjian atau perkhidmatan dipisahkan daripada klausa-klausa dalam perjanjian. Kesemua jadual ini boleh dinyatakan di dalam Schedule atau Appendix.
Oleh yang demikian, adalah amat diingatkan kepada para penggubal perjanjian bertulis, semua perkara dalam setiap kausa perlu mendapat persetujuan antara ke dua-dua pihak. Tanpa persetujuan bersama, sesebuah perjanjian itu boleh dibatalkan sepertimana yang terlah diperuntukkan dalam Seksyen 6 Akta Kontrak 1950.
